1. Работа с проектами развития
Бывает, что вам по пути на работу приходит отличная идея? Вы приходите и рассказываете ее ответственному сотруднику. Даете поручение проработать вопрос, а затем забываете. Поток информации не позволяет отследить всё, поэтому вы не спрашиваете выполнение поручения какое-то время. Очень обидно, что это чаще всего мысли и идеи, которые двигают компанию вперед, нацеленные на перспективу, а не на сиюминутную выгоду. Линейные руководители предпочтут выполнять текущие KPI, которые прямо сейчас влияют на их премию. Кто же будет заниматься проектами развития?
Чтобы такой истории не было, поручение должно быть нацелено не на проработку вопроса, а создание в CRM проекта, где будет собрана проектная команда, декомпозированы задачи, определены ресурсы и риски.
После – всё это передается на согласование. На выходе получаем спланированный результат и скоординированные действия сотрудников.
А для этого нужно всего один раз создать шаблон, эталонный образец. В него включить чек-листы, диаграмму Ганта, определить стадии работы с задачами для канбан-доски.
Одобрение проекта означает, что между собственником и проектной командой достигнута договоренность. Эта договоренность фиксируется в описании проекта.
Результат каждой задачи прикрепляется в комментарии. Поэтому мы всегда знаем, кто и что делал, в какой срок уложился, какой результат получил. Эту информацию можно посмотреть и спустя месяцы, когда сотрудник придет просить премию.
2. Бизнес-процессы
Василий честный и ответственный работник, и он очень загружен. До такой степени, что теряется в задачах. Но Василий – одаренный и перспективный работник, которого не нагружать мы не можем.Так как нам добиться исполнения поручений? Как сделать, чтобы времени у него хватало?
Исполнитель, каким бы хорошим он не был, находясь в текучке, не видит пожирателей времени. А значит задача разобраться с его загрузкой ложится на руководителя. Если руководитель такой же (администратор или производитель по Адизесу), то это задача собственника.
Необходимо создать систему, в которой сотрудник будет выполнять меньше рутинных операций, не относящихся к основной деятельности. А это: подготовка договоров, согласование счетов, сбор документов и прочее.
Меньше рутины, меньше уровень энтропии. Исключаем лебедя, рака и щуку и ускоряем рутинные операции за счет автоматизации.
Истребление рутины — это источник времени для более важных дел. Не надо звонить бухгалтеру и уточнять, пришли ли деньги от клиента, если естьИнтеграция с 1С.
Только посмотрите сами, сколько времени отнимает согласование договора и счета на оплату: непосредственный руководитель — юридический отдел — бухгалтерия — секретарь руководителя. А этого можно было бы избежать.
3. Единое информационное пространство
Файлы и документы теряются, приказы и регламенты даже после ознакомления с ними под роспись всех сотрудников превращаются в пылящиеся листы где-нибудь в отделе кадров, а книгу продаж почему-то не получается у РОПа отправить новому менеджеру вовремя.
Все это замедляет развитие. Много времени уходит на запрос и поиск нужной информации. А еще уходит энергия и приходится отвлекать других сотрудников от их прямых обязанностей. Результат задачи без единого информационного пространства часто попадает в зависимость от других сотрудников. То есть вы нанимаете человека, платите ему зарплату, а он не может сделать банальные вещи.
Или другая ситуация. Приходит новый менеджер и начинает разрабатывать бланк организации, чтобы подставить в него КП. Но ведь это сотни раз делали до него. И КП чаще всего стандартное. Зачем он тратит на это время? Да он просто не знает о существовании этих материалов.
А могло бы быть так...
Поэтому:
- составляем список наработок компании (логотип, фирменный бланк, шаблоны договоров, шаблоны КП и прочее);
- собираем в архив;
- каталогизируем;
- настраиваем права доступа;
- пишем регламент использования;
- контролируем.
И буквально через месяц наслаждаемся ускорением темпов развития.
4. Деньги — сквозная аналитика
Вы не можете добиться от отдела маркетинга внятного ответа на вопросы о стоимости лида и сделки. Более того, чаще всего сквозная аналитика — это страшный сон отдела маркетинга. Ведь именно она показывает проблемы с эффективностью рекламных кампаний в прошлые периоды.
Кто больше всего заинтересован в снижении издержек на маркетинг? Отдел маркетинга? Как бы не так.
Они потратят весь выделенный бюджет до копеек. И с этой точки зрения очень немногие внедряют сквозную аналитику. Где те самые 80% неэффективно потраченного бюджета? Они вам не скажут.
Сквозная аналитика связывает данные продаж с расходами на маркетинг и показывает рентабельность отдельных каналов/подрядчиков/маркетинговых активностей.
5. Визуальная аналитика работы компании
Всем нам нужна поддержка в принятии решений. Мы принимаем их множество ежедневно, некоторые без проработки и осмысления, некоторые — «на ходу».
Кто-то верит интуиции, а наше агентство предпочитает верить объективным цифрам. CRM — это кладезь информации о работе компании. Правильная аналитика этой информации, удобное графическое представление становятся помощником в принятии решений.
Все компьютерные стратегии связаны с перераспределением ресурсов.
Видишь, что у тебя есть дерево? Заказываешь новый барак.
Видишь, что есть в избытке камень? Продаешь.
У кого сейчас недозагружен отдел маркетинга или перегружен бухгалтер на первичке? На сколько процентов? Где то самое бутылочное горлышко? Вы узнаете об этом только когда вспыхнет проблема. Сейчас аналог игрового управления есть и в реальном бизнесе. По сути, к этому и ведет оцифровка бизнеса: к принятию управленческих решений на основе накопленных данных по работе компании.
Управление на основе данных — новый тренд. У всех своя система управления, у каждого бизнеса свои особенности. Поэтому надо настроить персональную аналитику для собственника, выведя те показатели, которые именно ему и в его бизнесе критичны.
А вы уже это внедрили?
Предлагаем проверить по этому небольшому чек-листу:
В случае, если вы еще не используете эти технологии, давайте пообщаемся. Мы являемся партнерами Битрикс24 и умеем внедрять ее в компании из разных сфер деятельности.